○豊後大野市立学校文書取扱規程
平成17年3月31日
教育委員会訓令第8号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 組織(第3条・第4条)
第3章 文書の種類(第5条・第6条)
第4章 往復文書
第1節 往復文書の収受(第7条―第11条)
第2節 往復文書の処理(第12条・第13条)
第3節 往復文書の起案及び決裁(第14条・第15条)
第4節 往復文書の発送(第16条)
第5章 校内文書(第17条―第19条)
第6章 表簿(第20条)
第7章 文書の保管及び保存(第21条―第25条)
第8章 文書の廃棄(第26条)
第9章 雑則(第27条・第28条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 豊後大野市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における学校文書の取扱いについては、市長部局の例によるほかこの訓令の定めるところによる。
(文書による事務処理の原則)
第2条 事務の処理は、原則として文書によって行われなければならない。
2 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、正確に処理しなければならない。
3 文書は、即日処理を原則として迅速に取り扱わなければならない。
4 個人情報等公開しないことができる文書は、特に注意して取り扱わなければならない。
5 文書は、常に平易かつ明確に表現するよう努めなければならない。
第2章 組織
(文書管理者)
第3条 学校に文書管理者を置く。
2 文書管理者は、校長をもって充てる。
3 文書管理者は、文書に関する事務を統括する。
4 文書管理者は、学校における文書事務が文書による事務処理の原則に従って行われるよう努めなければならない。
(文書取扱者)
第4条 学校に文書取扱者を置く。
2 文書取扱者は学校事務職員をもって充てる。学校事務職員不在の学校にあっては、文書管理者が指定した職員をもって充てる。
3 文書取扱者は、文書管理者の監督を受け、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書の収受及び施行に関すること。
(2) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) 前2号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。
第3章 文書の種類
(文書の種類)
第5条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 往復文書 校務上往復する書類及びこれに類する記録物一切
(2) 校内文書 学校内部で作成し使用する書類及びこれに類する記録物一切
(3) 表簿 学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第15条及び豊後大野市立学校管理運営規則(平成17年豊後大野市教育委員会規則第10号)第34条に規定する備付表簿その他法令により規定するもの
第4章 往復文書
第1節 往復文書の収受
2 前項に規定する番号は、収受した文書により起案する場合はその受付番号に枝番号を付け、当該事案の完結するまでは、同一の番号に枝番号を付けることとし、枝番号は「の2」から始まる一連の番号を付けるものとする。その他の場合においては、当該文書の施行の順序に従って新たに番号を付けるものとする。
(往復文書の収受及び配布)
第8条 学校に到達した文書は、文書取扱者が収受し、次の各号により速やかに処理しなければならない。
(2) 親展文書は、開封せずに直ちに名あて人に配布する。親展文書の配布を受けた者は、当該文書を開封した後、それが前号に定める手続きを要するものであるときは、当該手続きをとるため、直ちに文書取扱者に返付しなければならない。
(3) 保存を要する刊行物は、受付印を押し、刊行物台帳(様式第4号)に登載する。
(4) 前3号以外の文書は、校務分掌上の担当者又は名あて人に配布する。
(個人情報等保護のための収受及び配布の取扱い)
第9条 前条第1号に掲げる文書のうち、個人情報等その保護の必要が明らかなものについては、赤インクにて「(秘)」印を押印し、収受及び配布については特に慎重に取り扱わなければならない。
(収受すべきでない文書)
第10条 学校に到達した文書で文書管理者が収受すべきでないと判断したものについては、返送(様式第5号)その他必要な措置をとるものとする。
(郵便料金未納等の郵便物の取扱い)
第11条 郵便料金の未納又は不足の郵便物が到着したときは、校務に関すると認められるものに限り必要な郵便料金を郵便切手で支払い、受領することができる。
第2節 往復文書の処理
(回収)
第13条 事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、文書取扱者が文書余白及び往復文書処理簿に完結印(様式第6号)を押すものとする。
第3節 往復文書の起案及び決裁
(往復文書の起案)
第14条 回答、報告及び発信文書の起案は、校務分掌上の担当者が、関係職員と協議の上起案するものとする。
(起案文書の決裁及び浄書)
第15条 起案文書は、決裁伺印(様式第7号)を赤インクにて上部余白に押し、回議により文書管理者の決裁を受けるものとする。この場合において、その起案文書の内容が校務運営上特に重要であるときは、持回りにより回議しなければならない。
2 起案文書の決裁は、文書管理者不在の時は、教頭が行うものとする。
3 決裁が終了した文書は、校務分掌担当者が速やかに浄書し、文書取扱者の審査を受けなければならない。
第4節 往復文書の発送
(往復文書の発送)
第16条 文書取扱者は次の各号に定めるところにより、文書を発送するものとする。
(1) 前条による文書(以下「発送文書」という。)の日付は、発送する日を用いる。
(2) 収受した文書(以下「受信文書」という。)に基づき起案した発信文書の文書番号は、当該受信文書の受付文書番号を使用し一連の枝番号を付す。
(3) 受信文書に基づかない発信文書の文書番号は、往復文書処理簿に登載し新たな番号をとる。
(4) 審査を受けた文書は、文書取扱者が発送文書のかがみ(様式第8号)を作成し、浄書文書と併せて施行する。ただし、軽易な文書についてはこれを省略することができる。
(5) 決裁・審査を完了した文書については、手渡し又は郵送により発送する。また、郵送による場合は、郵便切手受払簿により処理する。
(6) ファクシミリ及びメールによる文書については、別に定める。
第5章 校内文書
(校内文書の作成)
第17条 校内文書の作成に当たっては、校務分掌上の担当者が事案の関係者と十分協議し、その責任関係を明確にするために、配布期日及び係名を明記しなければならない。
(校内文書の配布)
第18条 校内文書の配布に当たっては、個人情報等その保護の必要が明らかなものについては、赤インクにて「(秘)」印を押し、使用後は担当者において回収する等、特に慎重に取り扱わなければならない。
(校内文書の処理)
第19条 校内文書は、校務分掌上の担当者又は文書管理者が指定した職員が編てつするものとする。
第6章 表簿
(表簿の閲覧)
第20条 表簿の閲覧については、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 表簿を職員が閲覧する場合には、文書取扱者に申し出るものとする。
(2) 文書取扱者は、個人情報保護に関する内容の表簿については特に慎重に取り扱わなければならない。
(3) 閲覧した表簿は、取替え、抜取り、訂正、又は転貸してはならない。
(4) その他、閲覧に際しての取扱いについては、豊後大野市立学校情報取扱規程(平成17年豊後大野市教育委員会訓令第13号)の規定により処理するものとする。
第7章 文書の保管及び保存
(文書の編集)
第21条 完結文書は、完結印を押し、文書分類基準表により編集するものとする。ただし、文書量の多少により分類基準の単位を変更して編集することができる。
2 事案が複数年度以上にわたるものにあっては、年度を越えて編集することができる。
3 編集する文書には背表紙(様式第9号)を付して表示するものとする。
(文書の保管)
第22条 完結文書は、原則として、当該事案の完結した日の属する年度終了の日まで、文書取扱者が所定の場所に分類保管し、常に閲覧できる状態にしておかなければならない。
(文書の保存)
第23条 保管の完了した文書は、文書管理者の定める所定の場所に、次条に定める保存年限の満了するまで保存するものとする。
(保存年限)
第24条 文書の保存年限は、1年、3年、5年、10年、20年、永年、常用(最新のものを常時)及び在籍(在籍する期間)の8種類とする。
2 文書の保存年限は、文書分類基準表に定める保存年限によるものとする。ただし、文書分類基準表に保存年限の定めのない文書の保存年限については、当該文書の種類内容等を考慮して文書管理者が定めるものとする。
3 文書分類基準表の保存年限に定めのある文書であっても、当該文書について文書管理者が必要と認めれば、保存年限を延長できる。
4 文書の保存年限は、文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
5 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間が定められている文書の保存期間については、当該法令等の定めるところによる。
(文書保存整理簿)
第25条 保管の完了した文書は、文書保存整理簿(様式第10号)に登載しておかなければならない。
第8章 文書の廃棄
(文書の廃棄)
第26条 文書管理者は、次に掲げるところにより、遅滞なく文書を廃棄しなければならない。
(2) 第5条第2号の文書で、保管する必要がなくなったとき。
2 前項の規定により文書を廃棄したときは、文書保存整理簿により処理するものとする。
第9章 雑則
2 前項の規定により難い場合の取扱いについては、文書管理者が別に定める。
(その他)
第28条 この訓令に定めるもののほか、学校文書の取扱いに関し必要な事項は、教育長が別に定める。
附則
この訓令は、平成17年3月31日から施行する。
附則(平成22年3月31日教委訓令第3号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和5年9月28日教委訓令第6号)
この訓令は、令和5年10月1日から施行する。
別表第1(その1)(第6条関係)
豊後大野市立学校文書分類大・中分類表
大分類 | 中分類 | 大分類 | 中分類 |
1総務 | 1 学校管理 | 4指導 | 1 総括 |
2 文書管理 | 2 生活指導 | ||
3 公印 | 3 進路指導 | ||
4 証明 | 4 教科教育等 | ||
5 調査統計 | 5 特別支援教育 | ||
6 届・申請 | 6 領域別教育 | ||
| 7 その他の教育 | ||
| 8 保健安全・給食 | ||
| 9 作品募集 | ||
2財務 | 1 総括 | 5人事給与 | 1 総括 |
2 運営費 | 2 服務 | ||
3 教材理振 | 3 免許 | ||
4 交付金・補助金 | 4 給与 | ||
5 物品出納 | 5 税務 | ||
6 施設 | 6 旅費 | ||
7 就学援助 |
| ||
8 特殊教育奨励 |
| ||
9 校内諸会計 |
| ||
3児童生徒 | 1 学籍 | 6福利厚生 | 1 共済 |
2 転学・転入学 | 2 互助会 | ||
3 教科書 | 3 公務災害 | ||
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| ||
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別表第1(その2)(第6条関係)
豊後大野市立学校文書分類基準表
大分類 | 中分類 | 小分類 O(往復文書) | 保存年限 | 備考 |
1総務 | 1学校管理 | 1令達 ①(総務・財務・児童生徒) | 常 |
|
②(人事給与・旅費) | 常 |
| ||
③(福利厚生) | 常 |
| ||
2その他公文書 | 3 |
| ||
3雑文書 | 1 |
| ||
4発送文書控(全家庭・地域) | 1 |
| ||
5町職関係書 | 3 |
| ||
3公印 | 1公印の調製・改刻・廃止申請書 | 5 |
| |
4証明 | 1卒業・成績証明書発行依頼書及び委任状 | 3 |
| |
5調査統計 | 1指定・統計調査 | 5 |
| |
2調査統計 ①(児童生徒) | 5 |
| ||
②(教職員) | 5 |
| ||
③(財務) | 5 |
| ||
④(その他) | 5 |
| ||
6届・申請 | 1学校行事 | 5 |
| |
2教職員 | 5 |
| ||
3学校運営 | 5 |
| ||
4児童生徒 | 5 |
| ||
5財務 | 5 |
| ||
2財務 | 1総括 | 1予算関係書 | 10 |
|
2予算要求書 | 5 |
| ||
3長期事業計画書 | 10 |
| ||
4年間需給計画書 | 3 |
| ||
2運営費 | 1運営費関係書 | 5 |
| |
3教材理振 | 1教材費・理振関係書 | 5 |
| |
4交付金・補助金 | 1交付金・補助金関係書 | 5 |
| |
2遠距離通学補助金認定通知 | 5 |
| ||
5物品出納 | 1物品関係書 | 10 |
| |
2廃棄処分申請・許可書 | 5 |
| ||
3検査調書(写) | 5 |
| ||
6施設 | 1施設関係書 | 10 |
| |
2施設使用許可書 | 3 |
| ||
3各種設備点検票 | 3 |
| ||
7就学援助 | 1要・準要保護関係書 | 5 |
| |
2認定通知書 | 5 |
| ||
3申請(請求・受領書) | 5 |
| ||
4(支給通知) | 5 |
| ||
5(個人別支給明細書) | 5 |
| ||
8特殊教育奨励 | 1特殊教育奨励費関係書 | 5 |
| |
2申請(請求・受領書) | 5 |
| ||
3(支給通知) | 5 |
| ||
3児童生徒 | 1学籍 | 1学籍関係書 | 5 |
|
2児童生徒異動及び長期欠席児童生徒報告 | 5 |
| ||
2転学・転入学 | 1転入学通知書 | 5 |
| |
2在学証明書 | 5 |
| ||
3転学児童教科用図書給与証明書 | 5 |
| ||
4転学・転入学通知 | 5 |
| ||
5区域外就学・編入学等関係書 | 5 |
| ||
3教科書 | 1教科書関係書 | 5 |
| |
4指導 | 1総括 | 1指導関係書 | 3 |
|
2生活指導 | 1生活指導関係書 | 3 |
| |
3進路指導 | 1進路指導関係書 | 3 |
| |
4教科教育等 | 1教科指導関係書 | 3 |
| |
2総合的学習関係書 | 3 |
| ||
5特別支援教育 | 1特別支援教育関係書 | 3 |
| |
6領域別教育 | 1人権同和教育関係書 | 3 |
| |
2道徳教育関係書 | 3 |
| ||
3平和教育関係書 | 3 |
| ||
4視聴覚教育関係書 | 3 |
| ||
5公害・環境教育関係書 | 3 |
| ||
6情報教育関係書 | 3 |
| ||
7図書館教育関係書 | 3 |
| ||
7その他の教育 | 1スクールカウンセラー関係書 | 3 |
| |
2ボランティア教育関係書 | 3 |
| ||
3社会教育関係書 | 3 |
| ||
4健全育成会関係書 | 3 |
| ||
8保健安全・給食 | 1保健安全関係書 | 5 |
| |
2給食関係書 | 5 |
| ||
3学校給食牛乳注文書受領書 | 5 |
| ||
4健康センター関係書 | 5 |
| ||
9作品募集 | 1作品募集 | 1 |
| |
5人事給与 | 1総括 | 1人事関係書 | 5 |
|
2転任関係書類送付書 | 3 |
| ||
2服務 | 1服務関係書 | 5 |
| |
2出張要請 | 5 |
| ||
3職専免関係書 | 5 |
| ||
3免許 | 1免許関係書 | 5 |
| |
4給与 | 1昇給昇格関係書 | 5 |
| |
2給与関係書 | 5 |
| ||
3退職手当関係書 | 5 |
| ||
4へき地手当関係書 5電算報告書(控) | 5 5 |
| ||
5税務 | 1税務関係書 | 5 |
| |
6旅費 | 1旅費関係書 | 5 |
| |
6福利厚生 | 1共済 | 1共済関係書 | 5 |
|
2児童手当関係書 | 5 |
| ||
3共済年金関係書 | 5 |
| ||
2互助会 | 1互助会関係書 | 5 |
| |
3公務災害 | 1公務災害関係書 | 5 |
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大分類 | 中分類 | 小分類 (校内文書) | 保存年限 | 備考 |
1総務 | 1学校管理 | 1学校要覧 |
|
|
2教育課程 |
|
| ||
3職員会議録 |
|
| ||
4校内研究関係書 |
|
| ||
5行事予定表 |
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| ||
6事務引継書 |
|
| ||
7PTA関係書 |
|
| ||
8学校評価関係書 |
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| ||
9校内鍵所有者一覧表 |
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| ||
6届・申請 | 1休暇願 |
|
| |
2旅行届 |
|
| ||
3自習計画 |
|
| ||
4練習試合等届 |
|
| ||
5校外学習届 |
|
| ||
2財務 | 1総括 | 1予算要求希望調査 |
|
|
5物品出納 | 1備品購入希望調査 |
|
| |
6施設 | 1安全点検表 |
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| |
2施設営繕点検関係書 |
|
| ||
9校内諸会計 | 1校内会計予算・決算 |
|
| |
2学級・学年・進路指導 |
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| ||
3寄附金・PTA・後援会 |
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| ||
4部活動・健全育成会 |
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| ||
5その他会計 |
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| ||
3児童生徒 | 1学籍 | 1入学・卒業関係書 |
|
|
2個人(家庭)調査票 |
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| ||
3児童生徒名簿 |
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| ||
4地区別児童生徒名簿 |
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| ||
5自転車・バス等通学者名簿 |
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| ||
6部活動生徒名簿 |
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| ||
7児童生徒体力記録簿 |
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4指導 | 1総括 | 1教務手帳 |
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|
2成績表 |
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| ||
3学校・学級・学年通信 |
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| ||
2生活指導 | 1生活指導関係書 2生活指導に関する調査 |
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| |
3進路指導 | 1進路指導関係書 |
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| |
2進路調査 |
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4教科教育等 | 1教科指導関係書 |
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| |
5特別支援教育 | 1校内就学適正指導委員会資料 |
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| |
6領域別教育 | 1人権同和教育関係書 |
|
| |
2道徳教育関係書 |
|
| ||
3平和教育関係書 |
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| ||
4視聴覚教育関係書 |
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| ||
5公害・環境教育関係書 |
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| ||
6情報教育関係書 |
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| ||
7図書館教育関係書(図書館だより) |
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| ||
7その他の教育 | 1スクールカウンセラー関係書 |
|
| |
2ボランティア教育関係書 |
|
| ||
3社会教育関係書 |
|
| ||
4健全育成会関係書 |
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| ||
8保健安全・給食 | 1保健安全関係書(保健だより) |
|
| |
2保健(健康)調査 |
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| ||
3給食関係書 |
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大分類 | 中分類 | 小分類 H(表簿) | 保存年限 | 備考 |
1総務 | 1学校管理 | 1学校に関係のある法令 | 常 |
|
2学則 | 5 |
| ||
3日課表 | 5 |
| ||
4学校日誌 | 5 |
| ||
5担任学級・担任の教科又は科目及び時間表 | 5 |
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6入学者の選抜及び成績考査に関する表簿 | 5 |
| ||
7学校沿革誌 | 5 |
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8宿日直日誌 | 5 |
| ||
2文書管理 | 1往復文書処理簿 | 5 |
| |
2文書保存整理簿 | 常 |
| ||
3刊行物台帳 | 常 |
| ||
3公印 | 1公印台帳 | 常 |
| |
2公印使用簿 | 常 |
| ||
4証明 | 1人事給与証明発行台帳 | 常 |
| |
2在学証明発行台帳 | 常 |
| ||
3卒業証明発行台帳 | 常 |
| ||
4成績証明発行台帳 | 常 |
| ||
5学割証交付台帳 | 常 |
| ||
2財務 | 2運営費 | 1予算差引簿 | 5 |
|
2支出負担行為決議書及び支出命令書 | 5 |
| ||
3郵便切手受払簿 | 5 |
| ||
3教材理振 | 1教材整備台帳 | 必要期間 |
| |
2理科教育整備台帳 | 必要期間 |
| ||
4交付金・補助金 | 1研究助成 予算差引簿等 | 5 |
| |
2遠距離通学〃 | 5 |
| ||
3修学旅行 〃 | 5 |
| ||
4ボランティア〃 | 5 |
| ||
5スクールカウンセラー予算差引簿等 | 5 |
| ||
6中体連・県体等出場 〃 | 5 |
| ||
7総合的学習 〃 | 5 |
| ||
8その他の補助金 〃 | 5 |
| ||
5物品出納 | 1物品供用簿 | 常 |
| |
2備品台帳 | 常 |
| ||
3図書台帳(図書原簿) | 常 |
| ||
4薬品台帳 | 常 |
| ||
5寄付採納簿 | 常 |
| ||
6施設 | 1施設台帳 | 常 |
| |
7就学援助 | 1候補者名簿 | 5 |
| |
2(世帯票) | 在校中 |
| ||
3児童生徒 | 1学籍 | 1出席簿 | 5 |
|
2卒業証書授与台帳 | 永 |
| ||
2転学・転入学 | 1転出入整理簿 | 5 |
| |
3教科書 | 1教科用図書配当表 | 5 |
| |
4指導 | 1総括 | 1指導要録 | 20 |
|
2指導要録抄本 | 在校中 |
| ||
3除籍簿 | 20 |
| ||
4児童生徒賞罰録 | 5 |
| ||
4教科教育等 | 1薬品使用簿 | 5 |
| |
8保健安全・給食 | 1児童生徒健康診断票 | 在校中 |
| |
2職員健康診断票 | 在校中 |
| ||
3教職員成人病診断票 | 在校中 |
| ||
4学校医・歯科医・薬剤師執務記録簿 | 5 |
| ||
5給食検食簿 | 1 |
| ||
5人事給与 | 1総括 | 1職員名簿 | 永 |
|
2辞令写簿 | 永 |
| ||
3勤務記録カード | 在校中 |
| ||
4旧職員履歴書 | 永 |
| ||
2服務 | 1出勤簿 | 5 |
| |
2休暇欠勤等承認処理簿 | 5 |
| ||
①長期勤続者休暇対象職員一覧表 | 5 |
| ||
3旅行命令簿兼自家用車使用承認簿 | 5 |
| ||
①自家用車使用登録者名簿 | 5 |
| ||
自家用車登録申請書 | 5 |
| ||
②復命書 | 5 |
| ||
4校外勤務簿 | 5 |
| ||
5時間外勤務命令簿 | 5 |
| ||
6自宅研修報告書 | 5 |
| ||
7週休日の指定等一覧表 | 5 |
| ||
8週休日振替簿・代休日指定簿 | 5 |
| ||
2給与等支給明細書 | 5 |
| ||
3特殊勤務実績簿 | 5 |
| ||
4特殊勤務手当実績簿 | 5 |
| ||
5給料個人調査票 | 在校中 |
| ||
6扶養親族簿 | 在校中 |
| ||
7通勤手当認定簿 | 在校中 |
| ||
8住居手当認定簿 | 在校中 |
| ||
9多学年手当支給調書 | 5 |
| ||
10非常勤講師就労調書関係書 | 5 |
| ||
5税務 | 1扶養控除申告書 | 在校中 |
| |
2保険料控除兼配偶者特別控除申告書 | 在校中 |
| ||
3住宅取得控除申告書 | 在校中 |
| ||
4給与の源泉徴収票 | 5 |
| ||
6福利厚生 | 1共済 | 1給与金決定通知書 | 5 |
|
2共済組合員及び被扶養者名簿 | 5 |
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別表第2(第7条関係)
文書記号一覧表
学校名 | 文書記号 |
菅尾小学校 | 菅尾小 |
百枝小学校 | 百枝小 |
三重第一小学校 | 第一小 |
三重東小学校 | 三重東小 |
新田小学校 | 新田小 |
清川小学校 | 清川小 |
緒方小学校 | 緒方小 |
朝地小学校 | 朝地小 |
大野小学校 | 大野小 |
千歳小学校 | 千歳小 |
犬飼小学校 | 犬飼小 |
三重中学校 | 三重中 |
清川中学校 | 清川中 |
緒方中学校 | 緒方中 |
朝地中学校 | 朝地中 |
大野中学校 | 大野中 |
千歳中学校 | 千歳中 |
犬飼中学校 | 犬飼中 |
