(趣旨)

第1条　この訓令は、豊後大野市文書管理規程(平成17年豊後大野市訓令第10号。以下「規程」という。)第32条の規定に基づき、ファクシミリによる文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(ファクシミリによる文書の取扱い)

第2条　ファクシミリにより送信することができる文書は、往復文書、内部文書又は書簡文書であって、緊急を要し、かつ、規程第28条第2項の規定により公印を省略することができるものとする。ただし、個人のプライバシーを侵害するおそれがある文書及び文書の内容がファクシミリによる送信に適さないものを除く。

(ファクシミリによる文書の送信)

第3条　ファクシミリを使用して文書を送信する職員は、ファクシミリ送信票(別記様式)に必要事項を記入し、ファクシミリ送信票と送信文書を同時に送信するものとする。ただし、証明等に係る本庁と支所との間の文書については、この限りでない。

(ファクシミリによる文書の受信)

第4条　ファクシミリを設置している課において、ファクシミリによる文書を受信したときは、速やかに文書を受理すべき所管課(以下「所管課」という。)に送付しなければならない。ただし、所管課が不明の場合は、文書主管課長に連絡し、指示を受け処理するものとする。

第5条　前条の規定による文書の送付を受けた所管課は、その文書の保存期間が1年を超えるものについては、普通紙複写機により複写したものを規程第3章の規定により処理するものとする。

(機密の保持)

第6条　ファクシミリによる文書の取扱いに関しては、機密の保持に注意しなければならない。

(ファクシミリによる行政資料等の送信)

第7条　各種統計資料、図面等の行政資料及び内部検討用の調査資料、説明資料等の職務関連資料(以下「行政資料等」という。)については、第2条第1項ただし書に該当するものを除き、ファクシミリにより送信することができるものとする。

(ファクシミリによる行政資料等の受信)

第8条　ファクシミリによる行政資料等の受信については、第4条の規定を準用する。

(その他)

第9条　この訓令に定めるもののほか、ファクシミリによる文書の取扱いに関し必要な事項は、文書主管課長が別に定める。